NPDP#01: Quy trình PTSP tại Doanh nghiệp Sản xuất Việt Nam: Thực trạng “Chắp vá” và Cái giá phải trả

Thực trạng “Chắp vá” của Quy trình Phát triển Sản phẩm Mới tại Việt Nam

Trong quá trình làm việc với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp và hàng hóa tiêu dùng có bộ phận RD, chúng tôi thường xuyên bắt gặp những tình huống điển hình sau đây liên quan đến quy trình PTSP:

1. Quy trình chỉ tồn tại trên giấy hoặc hoàn toàn thiếu vắng

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc những đơn vị mới thành lập bộ phận RD, thường vận hành theo kinh nghiệm và mệnh lệnh tức thời. Họ không có một quy trình PTSP được văn bản hóa rõ ràng. Một số khác có xây dựng quy trình, nhưng nó chỉ nằm im trong các tập tài liệu, không được phổ biến, đào tạo và quan trọng nhất là không được áp dụng vào thực tế công việc hàng ngày. Mọi thứ diễn ra theo thói quen hoặc “ý chí” của một vài cá nhân chủ chốt.

2. Logic quy trình “ngược đời” và mâu thuẫn nội bộ

Ở những nơi có quy trình, không hiếm gặp trường hợp các bước được sắp xếp thiếu logic trầm trọng. Ví dụ:

• Phòng Thiết kế (Design) đã hoàn thành bản vẽ 3D chi tiết, nhưng phòng RD mới bắt đầu nghiên cứu tính khả thi của vật liệu hoặc công nghệ sản xuất.
• Sản phẩm đã được lên kế hoạch sản xuất thử (pilot run), nhưng bộ phận Kinh doanh (Category/Sales) mới đưa ra yêu cầu thay đổi tính năng cốt lõi.
• Thiếu sự tích hợp liên chức năng (Cross-functional Integration): Các bộ phận như RD, Kinh doanh, Sản xuất, Mua hàng hoạt động trong các “ốc đảo” (silo) riêng biệt, chỉ tương tác khi có vấn đề phát sinh thay vì phối hợp từ đầu. Điều này dẫn đến xung đột, đổ lỗi và làm chậm toàn bộ quá trình.

3. Những “lỗ hổng” chết người trong các giai đoạn then chốt

Đây là vấn đề cực kỳ phổ biến và nguy hiểm, khi các hoạt động cốt lõi của quy trình NPD bị bỏ qua hoặc làm sơ sài:

• Thiếu nghiên cứu thị trường & đối thủ: Sản phẩm được phát triển dựa trên cảm tính hoặc ý tưởng chủ quan của lãnh đạo/RD mà không hiểu rõ nhu cầu khách hàng (Voice of the Customer – VoC) hay bối cảnh cạnh tranh.
• Bỏ qua đánh giá khả thi (Feasibility Study): Không phân tích kỹ lưỡng về khả năng kỹ thuật, năng lực sản xuất, nguồn cung ứng vật liệu, hay tiềm năng tài chính của dự án trước khi đổ nguồn lực vào thực hiện.
• “Đề bài” sản phẩm (Project Brief) mơ hồ: Yêu cầu ban đầu cho dự án NPD không rõ ràng, thiếu chi tiết, dẫn đến việc RD phải liên tục “đoán ý”, làm đi làm lại và dễ xảy ra tình trạng thay đổi yêu cầu liên tục (scope creep).
• Thiếu cơ chế quản lý rủi ro (Risk Management): Không lường trước và chuẩn bị phương án cho các rủi ro tiềm ẩn (về kỹ thuật, thị trường, nhà cung cấp…).
• Không xác định rõ vai trò chủ trì (Ownership): Không rõ ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công của dự án, ai có quyền ra quyết định ở từng giai đoạn.

4. Quy trình quá rườm rà và cứng nhắc

Ở một thái cực khác, một số doanh nghiệp lại xây dựng quy trình quá phức tạp, nhiều thủ tục giấy tờ không cần thiết, áp dụng một cách máy móc cho mọi loại dự án. Điều này làm chậm tiến độ một cách không đáng có, đặc biệt với các dự án cải tiến nhỏ hoặc các dự án phát triển theo đơn đặt hàng (OEM/ODM).

Cái giá đắt đỏ phải trả cho quy trình NPD yếu kém

Việc quy trình PTSP bị xem nhẹ và vận hành “chắp vá” không chỉ đơn thuần là sự thiếu sót về mặt quản lý, mà nó gây ra những tổn thất trực tiếp và gián tiếp vô cùng lớn cho doanh nghiệp:

• Lãng phí nguồn lực không kiểm soát: Thời gian quý báu của đội ngũ kỹ sư RD bị tiêu tốn vào việc sửa lỗi, làm lại những việc không đáng có. Chi phí nguyên vật liệu cho các thử nghiệm thất bại tăng cao. Ngân sách dự án bị đội lên chóng mặt. Đây là sự lãng phí trực tiếp và dễ thấy nhất.
• Chậm chân ra thị trường (Time-to-Market kéo dài): Quy trình không tối ưu, nhiều điểm nghẽn và phải làm lại liên tục khiến thời gian từ ý tưởng đến khi sản phẩm lên kệ bị kéo dài. Doanh nghiệp mất lợi thế của người tiên phong, để đối thủ chiếm lĩnh thị trường.
• Sản phẩm “chết yểu” khi ra mắt: Do thiếu nghiên cứu thị trường, không đánh giá kỹ lưỡng, sản phẩm làm ra không đáp ứng đúng nhu cầu, khó bán, dẫn đến tồn kho cao, phải giảm giá sâu hoặc thậm chí hủy bỏ, gây tổn thất nặng nề về tài chính và uy tín thương hiệu.
• Xung đột và đổ lỗi nội bộ: Khi dự án thất bại hoặc chậm trễ, việc thiếu quy trình rõ ràng làm gia tăng tình trạng đổ lỗi lẫn nhau giữa các phòng ban (RD đổ lỗi cho Kinh doanh không cung cấp “đề bài” rõ ràng, Sản xuất đổ lỗi cho RD thiết kế không khả thi…). Môi trường làm việc trở nên căng thẳng, thiếu hợp tác.
• Xói mòn năng lực cạnh tranh và đổi mới: Việc liên tục thất bại trong các dự án NPD khiến doanh nghiệp mất dần niềm tin vào khả năng đổi mới của mình. Nhân sự RD giỏi cảm thấy chán nản, mất động lực và tìm kiếm cơ hội ở nơi khác. Về lâu dài, doanh nghiệp mất đi năng lực cạnh tranh cốt lõi là tạo ra sản phẩm mới hiệu quả.