Đây là bài số 6 trong chuỗi bài “Design thinking cho sáng tạo & phát triển sản phẩm mới: Thấu cảm tạo đột phá” nhằm giúp bạn đọc hiểu rõ bản chất, giá trị cốt lõi và ứng dụng của Tư duy Thiết kế (Design Thinking) trong hành trình đổi mới và phát triển sản phẩm.
Ở bài viết trước (DT#05), chúng ta đã đi qua giai đoạn Define (Xác định) cực kỳ quan trọng, nơi những insight từ người dùng được chắt lọc thành một Point of View (POV) rõ ràng và chuyển hóa thành các câu hỏi How Might We (HMW) đầy tiềm năng. Chúng ta đã xác định được “đích ngắm” – vấn đề cốt lõi cần giải quyết.
Bây giờ, chúng ta chính thức bước vào “viên kim cương” thứ hai của mô hình Double Diamond: Không gian Giải pháp (Solution Space). Giai đoạn đầu tiên của không gian này là Develop (Phát triển), và nó khởi đầu bằng việc áp dụng tư duy phân kỳ (divergent thinking) một lần nữa. Mục tiêu ở đây là tạo ra thật nhiều ý tưởng, thật nhiều giải pháp tiềm năng để trả lời cho các câu hỏi HMW đã đặt ra. Càng nhiều lựa chọn ban đầu, càng có khả năng tìm ra giải pháp đột phá. Và công cụ phổ biến nhất, quen thuộc nhất để thực hiện việc này chính là Brainstorming (Động não).
Tuy nhiên, nhiều người lầm tưởng brainstorming chỉ đơn giản là việc tụ tập lại và thi nhau nói ra ý tưởng. Để thực sự hiệu quả, để khơi nguồn được những ý tưởng độc đáo và phá vỡ các rào cản tư duy thông thường, một buổi brainstorming cần được tổ chức bài bản, tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi và vận dụng các kỹ thuật phù hợp.
Brainstorming: Không chỉ là “ngồi nghĩ ý tưởng”
Mục đích của brainstorming trong Design Thinking vượt xa việc chỉ tìm ra vài ý tưởng bề mặt. Một buổi brainstorming hiệu quả còn là cơ hội để:
- Khai thác trí tuệ tập thể: Mỗi thành viên trong đội ngũ đa chức năng mang đến một lăng kính, một vốn sống, một tập hợp kiến thức riêng. Brainstorming giúp tổng hợp và cộng hưởng những khác biệt đó, tạo ra những ý tưởng mà một cá nhân khó lòng nghĩ ra được.
- Mở rộng không gian giải pháp: Khuyến khích việc khám phá các hướng tiếp cận khác nhau, từ những giải pháp thực tế, dễ thực hiện đến những ý tưởng mới lạ, táo bạo, thậm chí có vẻ phi lý lúc đầu.
- Xây dựng tinh thần đồng đội và quyền sở hữu chung: Khi mọi người cùng đóng góp và xây dựng ý tưởng, họ sẽ cảm thấy gắn kết hơn với dự án và có trách nhiệm hơn với kết quả cuối cùng.
- Tạo năng lượng và động lực: Không khí cởi mở, sáng tạo và tích cực của một buổi brainstorming thành công có thể truyền cảm hứng và tạo động lực mạnh mẽ cho cả đội ngũ tiếp tục hành trình.
Để đạt được những mục tiêu này, việc thiết lập và duy trì một môi trường brainstorming đúng đắn thông qua các nguyên tắc cơ bản là điều kiện tiên quyết.
7 Nguyên tắc vàng cho một buổi Brainstorming hiệu quả
Những nguyên tắc này, được đúc kết từ kinh nghiệm của các tổ chức đổi mới sáng tạo hàng đầu như IDEO, đóng vai trò như “luật chơi” giúp dòng chảy ý tưởng được tuôn trào một cách tự do và hiệu quả nhất:
- Hoãn phán xét (Defer Judgment): Đây là nguyên tắc tối thượng. Trong suốt buổi brainstorming, mọi hình thức đánh giá, phê bình, chỉ trích ý tưởng (dù là của người khác hay của chính mình) đều bị cấm. Ngay cả những lời khen ngợi quá sớm cũng có thể làm người khác e dè. Mục tiêu là tạo ra một không gian an toàn tuyệt đối để mọi ý tưởng, dù “bay bổng” hay “kỳ cục” đến đâu, cũng được phép xuất hiện. Việc đánh giá chất lượng ý tưởng sẽ được thực hiện sau.
- Khuyến khích ý tưởng táo bạo, “điên rồ” (Encourage Wild Ideas): Đừng ngại nghĩ khác biệt. Những ý tưởng đột phá thường nằm ở vùng rìa của tư duy logic thông thường. Hãy khuyến khích những ý tưởng lạ, những liên tưởng bất ngờ. Thường thì việc “thuần hóa” một ý tưởng điên rồ còn dễ hơn là biến một ý tưởng tầm thường trở nên đột phá.
- Xây dựng dựa trên ý tưởng của người khác (Build on the Ideas of Others): Tư duy “Và…” thay vì “Nhưng…”. Khi nghe một ý tưởng, hãy nghĩ xem làm thế nào để phát triển nó, bổ sung cho nó, hoặc kết hợp nó với ý tưởng khác để tạo ra một cái gì đó mới mẻ hơn. Brainstorming là một quá trình cộng tác, không phải cạnh tranh.
- Tập trung vào chủ đề (Stay Focused on the Topic): Đảm bảo các ý tưởng đều hướng tới việc trả lời câu hỏi HMW hoặc giải quyết vấn đề cốt lõi đã được xác định ở giai đoạn Define. Người điều phối (facilitator) có vai trò quan trọng trong việc giữ cho cuộc thảo luận không đi quá xa khỏi mục tiêu chính.
- Mỗi lượt một người nói (One Conversation at a Time): Điều này đảm bảo mọi người đều có thể nghe rõ, hiểu và xây dựng dựa trên ý tưởng của nhau. Nó cũng tránh tình trạng một vài người nói quá nhiều lấn át người khác.
- Trực quan hóa (Be Visual): Khuyến khích việc diễn đạt ý tưởng bằng hình ảnh, sơ đồ, bản phác thảo đơn giản bên cạnh lời nói. Viết hoặc vẽ ý tưởng lên giấy nhớ (sticky notes) và dán lên bảng giúp mọi người dễ dàng theo dõi, so sánh và kết nối các ý tưởng.
- Hướng tới số lượng (Go for Quantity): Ở giai đoạn này, số lượng quan trọng hơn chất lượng. Hãy đặt mục tiêu cụ thể về số lượng ý tưởng cần tạo ra trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 50 ý tưởng trong 30 phút). Càng có nhiều ý tưởng ban đầu, xác suất tìm được những ý tưởng thực sự giá trị càng cao. Đừng lo lắng về việc tạo ra ý tưởng “tệ”, hãy cứ để chúng tuôn trào.
Các kỹ thuật Ideation (Lên ý tưởng) phổ biến
Bên cạnh việc tuân thủ các nguyên tắc trên, bạn có thể áp dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để thúc đẩy quá trình lên ý tưởng:
1. Brainstorming cổ điển (Classic Brainstorming)
Đây là hình thức nói chuyện, tương tác trực tiếp. Người điều phối nêu vấn đề/HMW, các thành viên thay phiên nhau đưa ra ý tưởng, người điều phối ghi lại tất cả lên bảng hoặc giấy lớn. Ưu điểm là tính tương tác cao, năng lượng tốt nếu nhóm cởi mở. Nhược điểm là có thể bị chi phối bởi những người nói nhiều hoặc ý tưởng đầu tiên được đưa ra.
2. Brainwriting và các biến thể (Ví dụ: 6-3-5)
Để đảm bảo mọi người đều có cơ hội đóng góp và giảm thiểu sự e ngại, brainwriting sử dụng hình thức viết ý tưởng một cách im lặng.
Phương pháp 6-3-5 là một biến thể cụ thể: 6 người tham gia, mỗi người viết 3 ý tưởng ra một tờ giấy trong 5 phút. Hết 5 phút, chuyền tờ giấy sang người bên cạnh. Người này đọc 3 ý tưởng có sẵn và viết thêm 3 ý tưởng mới (có thể là phát triển ý cũ hoặc nghĩ ý hoàn toàn mới) trong 5 phút tiếp theo. Lặp lại cho đến khi tờ giấy quay về chủ nhân ban đầu (tổng cộng 6 vòng, 30 phút). Kỹ thuật này có thể tạo ra một lượng lớn ý tưởng (lý thuyết là 108) trong thời gian ngắn và đảm bảo sự tham gia đồng đều.
3. SCAMPER: “Xào nấu” ý tưởng để tìm cái mới
SCAMPER là một bộ câu hỏi gợi ý mạnh mẽ giúp bạn nhìn nhận một sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc vấn đề hiện tại dưới nhiều góc độ khác nhau để tìm ra hướng cải tiến hoặc ý tưởng mới. Mỗi chữ cái đại diện cho một hành động:
- S – Substitute (Thay thế): Có thể thay thế cái gì (bộ phận, vật liệu, quy trình, người thực hiện, địa điểm…)? Ví dụ: Thay thế bao bì nhựa bằng vật liệu tái chế? Thay thế cuộc họp trực tiếp bằng họp online?
- C – Combine (Kết hợp): Có thể kết hợp những gì với nhau (tính năng, mục đích, ý tưởng, bộ phận…)? Ví dụ: Kết hợp điện thoại và máy ảnh? Kết hợp dịch vụ ăn uống và không gian làm việc chung?
- A – Adapt (Thích ứng): Có thể điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với mục đích/bối cảnh khác? Có thể vay mượn ý tưởng từ đâu khác (ngành khác, tự nhiên…)? Ví dụ: Áp dụng mô hình thành viên của phòng gym cho thư viện?
- M – Modify/Magnify/Minify (Sửa đổi/Phóng to/Thu nhỏ): Có thể thay đổi thuộc tính gì (màu sắc, hình dạng, âm thanh…)? Làm cho nó lớn hơn, mạnh hơn, thường xuyên hơn? Hay nhỏ hơn, nhẹ hơn, ít hơn? Ví dụ: Tạo ra phiên bản “pro” với nhiều tính năng hơn? Hay phiên bản “lite” đơn giản hơn?
- P – Put to another use (Sử dụng vào mục đích khác): Có thể dùng nó vào việc gì khác ngoài mục đích ban đầu? Ai khác có thể sử dụng nó? Ví dụ: Tận dụng nhiệt thừa từ nhà máy cho việc sưởi ấm? Dùng bã cà phê làm phân bón?
- E – Eliminate (Loại bỏ): Có thể bỏ đi cái gì (bộ phận, tính năng, bước quy trình…) mà không ảnh hưởng đến chức năng chính? Làm thế nào để đơn giản hóa nó? Ví dụ: Loại bỏ các nút bấm ít dùng trên điều khiển TV? Giảm bớt các bước trong quy trình thanh toán online?
- R – Reverse/Rearrange (Đảo ngược/Sắp xếp lại): Có thể đảo ngược thứ tự? Thay đổi bố cục? Tráo đổi vai trò? Ví dụ: Cho khách hàng tự thiết kế sản phẩm của họ? Thay đổi thứ tự các module trong một khóa học?
SCAMPER rất hữu ích khi bạn muốn cải tiến một cái gì đó đã có hoặc khi cảm thấy bí ý tưởng.
Ví dụ (Startup EdTech dùng SCAMPER cải tiến app học tiếng Anh): S-Thay giọng đọc robot bằng giọng người bản xứ thật? C-Kết hợp học từ vựng với xem video ca nhạc? A-Áp dụng cơ chế ‘streak’ (chuỗi ngày học liên tục) của Duolingo? M-Thêm tính năng thi đấu xếp hạng (Magnify)? P-Dùng cơ sở dữ liệu từ vựng để tạo game đoán chữ? E-Bỏ tính năng chat không hiệu quả? R-Cho người dùng bắt đầu từ bài khó rồi quay lại bài dễ?
4. Tìm cảm hứng tương tự (Analogous Inspiration)
Kỹ thuật này khuyến khích bạn thoát khỏi bối cảnh vấn đề hiện tại và tìm kiếm cảm hứng từ những lĩnh vực hoàn toàn khác nhưng có những thách thức tương tự. Hãy tự hỏi: “Ai khác đã giải quyết một vấn đề tương tự như thế này, dù trong một ngành khác?”. Ví dụ: Để cải thiện quy trình làm việc nhóm trong phòng mổ, có thể học hỏi cách đội đua F1 phối hợp trong pit stop. Để thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả, có thể tham khảo cách tổ ong truyền tin.
Tổ chức một buổi Brainstorming hiệu quả
Một buổi brainstorming thành công không tự nhiên diễn ra, nó cần sự chuẩn bị và điều phối chu đáo:
- Chuẩn bị (Preparation):
- Xác định rõ câu hỏi HMW: Câu hỏi phải đủ thách thức, đủ rõ ràng để mọi người tập trung.
- Chọn đúng người: Mời một nhóm đa dạng về chuyên môn, kinh nghiệm, thậm chí cả tính cách (khoảng 5-8 người là tối ưu).
- Chuẩn bị không gian: Chọn nơi yên tĩnh, thoải mái, đủ ánh sáng. Chuẩn bị sẵn bảng trắng lớn hoặc tường trống, thật nhiều giấy nhớ (sticky notes) các màu, bút viết marker rõ nét.
- Thông tin trước (tùy chọn): Có thể gửi trước câu hỏi HMW để mọi người có thời gian suy ngẫm.
- Điều phối (Facilitation):
- Người điều phối (Facilitator): Cần một người dẫn dắt khách quan, không tham gia đóng góp ý tưởng mà tập trung vào việc điều hành buổi brainstorm, đảm bảo tuân thủ quy tắc, khuyến khích mọi người, quản lý thời gian và giữ năng lượng cho nhóm.
- Bắt đầu đúng cách: Phá băng bằng hoạt động khởi động vui vẻ, giải thích rõ mục tiêu và 7 nguyên tắc vàng.
- Khuyến khích và cân bằng: Đảm bảo mọi người đều tham gia, khéo léo mời những người im lặng phát biểu, hạn chế những người nói quá nhiều.
- Quản lý thời gian (Timeboxing): Đặt giới hạn thời gian cho mỗi hoạt động để giữ sự tập trung và năng suất.
- Kết thúc và Bước tiếp theo:
- Tổng kết nhanh số lượng ý tưởng đạt được.
- Cảm ơn sự tham gia của mọi người.
- Thu thập, chụp ảnh lại toàn bộ ý tưởng.
- Thông báo về các bước tiếp theo (ví dụ: buổi sàng lọc ý tưởng).
Ví dụ kinh điển: Xe đẩy siêu thị của IDEO
Dự án thiết kế lại xe đẩy hàng siêu thị của IDEO là một minh chứng sống động cho quy trình Design Thinking mà brainstorming là một phần quan trọng. Sau khi Thấu cảm sâu sắc với người mua hàng qua quan sát và phỏng vấn (Discover) và Xác định các vấn đề chính (Define), đội ngũ IDEO đã tổ chức một buổi brainstorming năng lượng cao.
Họ chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm tập trung vào một khía cạnh (an toàn cho trẻ em, tính linh hoạt, quy trình thanh toán…). Họ tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc: dán đầy tường những ý tưởng trên giấy nhớ, vẽ phác thảo nhanh, xây dựng trên ý tưởng của nhau, không phán xét. Kết quả là hàng trăm ý tưởng đã được tạo ra, từ những cải tiến nhỏ đến những ý tưởng hoàn toàn mới lạ như xe đẩy module có thể tùy biến, tích hợp máy quét, hay có hệ thống phanh an toàn hơn.
Điều quan trọng là họ không chỉ dừng lại ở đó. Ngay lập tức, các ý tưởng tiềm năng được chuyển thành các prototype nhanh chóng bằng vật liệu đơn giản để thử nghiệm và lấy phản hồi, bắt đầu quá trình hội tụ trong giai đoạn Develop.
Key Takeaway: Khơi nguồn tiềm năng, chuẩn bị cho bước tiếp theo
Giai đoạn đầu của Develop tập trung vào việc mở rộng không gian giải pháp thông qua brainstorming và các kỹ thuật lên ý tưởng khác. Hãy nhớ rằng, ở bước này, số lượng là vua. Càng tạo ra nhiều ý tưởng đa dạng, bạn càng có nhiều nguyên liệu tốt để sàng lọc và phát triển ở các bước tiếp theo.
Điều cốt yếu là tạo ra một môi trường an toàn về tâm lý, nơi mọi thành viên cảm thấy thoải mái chia sẻ những ý tưởng “chưa chín”, những suy nghĩ khác biệt mà không sợ bị chỉ trích hay chế giễu. Tuân thủ 7 nguyên tắc vàng và lựa chọn kỹ thuật phù hợp sẽ giúp đội ngũ của bạn khai thác tối đa tiềm năng sáng tạo tập thể.
Tuy nhiên, brainstorming mới chỉ là điểm khởi đầu của việc tìm kiếm giải pháp. Chúng ta đã có một “kho” ý tưởng thô, bước tiếp theo là làm thế nào để biến những ý tưởng đó thành những concept (khái niệm) giải pháp cụ thể và tiềm năng?
