Blog

Hành trình Thiết kế và Phát triển Sản phẩm diễn ra như thế nào?

Bài viết được trích từ Chương 2 của cuốn sách “Thiết kế và Phát triển Sản phẩm” được biên soạn bởi tác giả Trần Anh Tuấn (Nova @ MES Lab.) và đang được MES Lab. phân phối.

***

Ở chương này, chúng ta sẽ cùng xem xét quá trình Thiết kế và Phát triển Sản phẩm bao gồm những hoạt động gì và các hoạt động đó diễn ra như thế nào, có liên hệ với nhau ra sao trong cùng một bức tranh tổng thể.

Hiểu về thuật ngữ “Quá trình”

“Quá trình” (tiếng Anh: process) là một chuỗi những hoạt động diễn ra theo thời gian nhằm mục đích biến các yếu tố “đầu vào” thành “đầu ra”.

Đặc điểm nổi bật của quá trình là nó mang tính “tất định”, có nghĩa là với một tập hợp các yếu tố đầu vào cho trước, nếu áp dụng quá trình thì chúng ta chắc chắn sẽ thu được đầu ra như dự kiến. Đây là đặc điểm quan trọng giúp phân biệt quá trình với “nghệ thuật” hay “kinh nghiệm”. Với “nghệ thuật” và “kinh nghiệm”, có người làm được, có người không và đầu ra thường không cố định cũng như không dự đoán được. Sự “tất định” của quá trình chính là yếu tố mà chúng ta cần để áp dụng cho việc thiết kế và phát triển sản phẩm. Nó giúp công tác thiết kế đạt được 2 lợi ích: 1) Khả năng thu được sản phẩm với các tính năng như đã định sau khi áp dụng “quá trình thiết kế” và 2) Những gì diễn ra khi làm sản phẩm có thể dễ dàng truyền đạt lại cho những người khác.

Quá trình Thiết kế và Phát triển Sản phẩm

Phù hợp với cách hiểu về “Quá trình” bên trên, chúng ta có thể quan niệm quá trình Thiết kế và Phát triển Sản phẩm là một quá trình biến ý tưởng, thông tin, vật liệu,…(đầu vào) thành sản phẩm cuối cùng (đầu ra).

Bằng cách tiếp cận mang tính “quá trình” này với công tác Thiết kế và Phát triển Sản phẩm, doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu về sản phẩm đầu ra đạt chất lượng như mong muốn, công tác Thiết kế và Phát triển Sản phẩm mang tính kế thừa cao (có thể truyền đạt lại cho người khác) và có thể “nhân rộng” quá trình cho nhiều sản phẩm khác nhau. Ngoài ra, với việc áp dụng quá trình Thiết kế và Phát triển Sản phẩm chặt chẽ, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ dự án, kiểm tra hiện trạng phát triển sản phẩm, điều phối nguồn lực kịp thời và lập kế hoạch làm sản phẩm tốt hơn.

Quá trình Thiết kế và Phát triển Sản phẩm là rất quan trọng với các doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam làm thiết kế và phát triển sản phẩm mà không theo quá trình nhất quán. Việc đề ra một quá trình “chuẩn” áp dụng cho doanh nghiệp mình là rất cần thiết và có thể mang lại những lợi ích trước mắt cũng như về lâu dài.

Quá trình Thiết kế và Phát triển Sản phẩm trải qua các giai đoạn sau (hình 1):

Quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm điển hình
Hình 1. Quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm điển hình

1. Tìm kiếm cơ hội kinh doanh

Đây là khởi đầu của tất cả các doanh nghiệp muốn bước chân vào thị trường. Cơ hội kinh doanh là kết quả sự cân đối giữa nhu cầu của thị trường và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. Tìm kiếm cơ hội kinh doanh chính là việc xác định xem thị trường cần gì, mình đáp ứng được gì, hoặc cần “kích cầu” gì, hoặc cần nghiên cứu gì thêm để có thể làm cho “nhu cầu” và “khả năng” gặp nhau. Mô hình kinh doanh cũng được xác định ngay tại đây. Chi tiết có trong chương 3.

2. Phát triển Ý tưởng sản phẩm

Sau khi “khoanh vùng” được cơ hội, chúng ta bắt tay vào việc lên ý tưởng sản phẩm. Đôi khi, từ ý tưởng lại phát sinh cơ hội. Đây là thứ tự có tính linh hoạt và đôi khi 2 khái niệm này chồng lấn lên nhau.

Đội ngũ thiết kế sản phẩm bắt đầu bằng việc tạo ra nhiều ý tưởng, càng nhiều càng tốt. Có nhiều phương pháp tạo ý tưởng, nổi bật và dễ áp dụng là Brainstorming. Chương 3 có trình bày hướng dẫn brainstorming.

Sau khi có nhiều ý tưởng rồi, đội ngũ thiết kế bắt đầu tiến hành sàng lọc để cho ra ý tưởng tốt nhất, phát triển, hoàn chỉnh ý tưởng đó để đi tiếp. Có nhiều phương pháp tạo và sàng lọc ý tưởng, chi tiết ở chương 2.

3. Lập kế hoạch sản phẩm

Ở bước này, nhóm thiết kế lên kế hoạch, lịch trình, nhân sự và nội dung chi tiết cho các dự án thiết kế. Khâu này nhằm xác định xem ý tưởng khả thi hay không, phân bổ nguồn lực ra sao, nhân sự dự án thế nào, các dòng sản phẩm, các phân khúc khách hàng,…

Đầu ra của khâu này là bản kế hoạch – mission statement – chỉ rõ các chi tiết trên. Đây là tài liệu quan trọng, là xuất phát điểm cho quá trình thiết kế thực sự diễn ra ngay sau khâu này. Nó có tác dụng như kim chỉ nam cho nhóm thiết kế. Chương 4 trình bày vấn đề này.

4. Khảo sát nhu cầu khách hàng (người dùng)

Nhà thiết kế cần khảo sát xem khách hàng thích gì, ghét gì ở những sản phẩm tương tự họ đang dùng. Từ đó, nhà thiết kế hiểu rằng sản phẩm của mình cần tập trung vào cái gì.

Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp coi khách hàng là nguồn sáng tạo dồi dào. Thưc tế thì khách hàng có nhiều ý tưởng mà nhà thiết kế không nghĩ ra. Khi khảo sát, nhóm thiết kế cần xem khách hàng có đề xuất gì hay không.
Ở cuối khâu này, cần dịch nhu cầu khách hàng sang ngôn ngữ của nhóm thiết kế để có hiểu biết chung và thống nhất trong nhóm về những gì khách hàng thực sự cần.

Kỹ thuật chi tiết để thu thập thông tin từ khách hàng và để dịch các thông tin này sang ngôn ngữ của nhà thiết kế được trình bày ở chương 5.

5. Xác định thông số sản phẩm

Khâu này còn gọi là “Xác lập yêu cầu kỹ thuật”. Ở khâu này, nhóm thiết kế dịch ngôn ngữ nói (nhu cầu) sang ngôn ngữ kỹ thuật (các yêu cầu về tính năng và thông số cụ thể).

Ở khâu này, nhóm thiết kế cần xem xét, đánh giá tính năng, thông số kỹ thuật của các sản phẩm đối thủ để từ đó đặt thông số của sản phẩm của mình nhằm đảm bảo tính cạnh tranh tốt nhất. Có nhiều công cụ thực thi nhiệm vụ này, trong đó có việc sử dụng các ma trận quan hệ và House of Quality. Các kỹ thuật này sẽ được trình bày ở chương 6.

6. Phát triển concept của sản phẩm

Concept là sự mô tả sơ bộ về sản phẩm, về mặt hình dáng và chức năng. Concept có thể chưa hoàn chỉnh và ở mức rất sơ lược. Có thể mô tả
concept bằng bản vẽ hoặc làm mẫu mô phỏng.

Khâu này bao gồm các hoạt động: Tạo ra nhiều concept (không gian giải pháp khả dĩ); lựa chọn concept tốt và tối ưu hóa nó; thử nghiệm sơ bộ để có phản hồi từ khách hàng. Việc thử nghiệm này nhằm đo lường phản ứng của khách hàng và ý định mua của họ từ đó ước lượng được quy mô thị trường và doanh số bán dự kiến.

Khâu này rất quan trọng đối với cả quá trình thiết kế sản phẩm. Nó tập trung nhiều sức lực và sự sáng tạo của cả đội ngũ thiết kế. Chương 7 và chương 8 trình bày quá trình phát triển concept.

7. Thiết kế chi tiết

Khâu này cụ thể hóa hình hài, chức năng của sản phẩm từ concept đã được chọn. Các hoạt động chính bao gồm thiết kế hệ thống và thiết kế chi tiết. Thiết kế bao gồm cả thiết kế công nghiệp và thiết kế kỹ thuật.

Khâu này là khâu đòi hỏi sự chính xác, khoa học, tỉ mỉ và mang tính technique rất cao. Hầu hết kỹ sư công nghiệp tại Việt Nam được đào tạo để thiết kế ở giai đoạn này. Ví dụ: kỹ sư tạo dáng, kỹ sư cơ, điện, kỹ sư phần mềm,…Các chương 9, 10, 11, 12, 13 trình bày các vấn đề này.

8. Thử nghiệm và chỉnh sửa

Việc thử nghiệm trong khâu này diễn ra khi sản phẩm đã gần hoàn thành. Mục đích của thử nghiệm không phải để đo phản hồi khách hàng như khi phát triển concept mà là để phát hiện sai sót, lỗi,…nhằm kịp thời sửa chữa.

Việc thử nghiệm ở khâu này có thể diễn ra với nội bộ đội ngũ (alpha) hoặc với khách hàng (beta). Nhóm thiết kế có thể phải thử đi thử lại nhiều lần (beta 1, beta 2,…) cho đến khi sản phẩm đạt yêu cầu. Mẫu thử có thể được làm thủ công, làm trên máy bất kỳ hoặc có thể dùng chính dây chuyền dự kiến để chế tạo. Chương 11 trình bày chi tiết các công nghệ tạo mẫu nhanh hiện nay.

9. Thử nghiệm và chỉnh sửa

Khâu này nhằm mục đích thử nghiệm dây chuyền sản xuất đã ổn chưa, còn gì cần phải khắc phục, có cần thay đổi thiết kế để tối ưu hóa dây chuyền hay không. Khâu này cũng có nhiệm vụ đào tạo kỹ sư và công nhân vận hành dây chuyền và phát hiện thêm sai sót trong thiết kế sản phẩm, nếu có. Ở khâu này, sản phẩm lần đầu được chế tạo ở quy mô hàng loạt, có thể sẽ có những điểm khác so với khi làm đơn chiếc (để thử nghiệm). Cần lưu ý vấn đề này.

10. Triển khai sản phẩm

Khâu này nhằm giới thiệu, công bố sản phẩm ra thị trường. Nó bao gồm các kế hoạch marketing, PR, quảng bá sản phẩm và hỗ trợ trưc tiếp cho việc bán hàng (ngoài thiết kế).

Khâu này cũng có nhiệm vụ thu thập phản hồi, lưu hồ sơ để phục vụ các dự án sau này. Ngay sau khi triển khai, căn cứ vào phàn hồi của thị trường, doanh nghiệp có thể phát triển ngay ý tưởng cho thế hệ sản phẩm tiếp theo.

Khâu này thường được tổ chức dưới dạng các sự kiện, event (Ví dụ như các sự kiện giới thiệu sản phẩm của Nokia, Apple, Microsoft,…) hoặc các thông cáo báo chí, bản tin truyền hình, bài giới thiệu, đánh giá,…

11. Hỗ trợ khách hàng

Khâu này bao gồm các hoạt động bảo hành, bảo trì, tư vấn sử dụng, và các dịch vụ nâng cấp, cung cấp phụ kiện sản phẩm,…Khâu này giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, tạo thêm giá trị gia tăng, nâng cao sự đa dạng dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh.

12. Thu hồi, tái chế, tiêu hủy

Sau khi dùng, sản phẩm đã đi hết vòng đời và có thể được thu hồi để tái chế hoặc tiêu hủy. Phần lớn sản phẩm được tiêu hủy bởi người tiêu dùng. Việc này hoàn toàn không có lợi về kinh tế và môi trường. Các mô hình sản phẩm mới thường giao nhiệm vụ thu hồi, tái chế và tiêu hủy cho nhà sản xuất. Vì vậy, khi thiết kế cần tính đến lúc tiêu hủy.

Nova @ MES Lab.